עמידה במשימות

כשאתם המנהלים של עצמכם, למרות שיש לכם את האינטרס הגדול ביותר לבצע ולהתקדם במשימות, אתם מוצאים את עצמכם מסיימים את היום עם רשימה ארוכה של משימות שלא מילאתם ומעט מאוד משימות שמילאתם באופן מושלם.

איך אפשר למנוע את זה?ֿ

קביעת מטרה יומית

יש לנו הרבה מטרות. לטווח הארוך ולטווח הקצר ואפילו המיידי.

כדי לוודא שהן מתקיימות, מומלץ לקבוע לכל יום בין משימה אחת לשלוש משימות (תלוי בגודל המשימות).

המשימות חייבות להיות ריאליות וספציפיות (לכתוב 10 פוסטים לפייסבוק, לחזור לפניות של השבוע האחרון, להכין חשבוניות לרואה החשבון וכו׳).

הערכת זמן שדורשת כל משימה

״אני רק כותבת את הפוסטים והכל מוכן״.

נכון. אבל רק כותבת את הפוסטים יכול לקחת לי ארבע שעות ולא שעתיים כמו שאני רוצה לחשוב ובעיקר אם אני רוצה שהמשימה תושלם במלואה כדי שלא אצטרך לחזור אליה.

חשוב להעריך נכון את הזמן שאתם מקדישים לכל משימה גם אם זה אומר שהמטרה הגדולה יותר תיקח יותר זמן.

כשאנחנו מקצרים את הזמן שאנחנו מעריכים שצריךלהקדיש למשימה אנחנו גם לא משלימים אותה וגם סביר להניח, נבין שאין לנו מספיק זמן ולא ניגש אליה בכלל ונעבור לדבר קצר שקל ליישם, למרות שהוא לא הדבר שצריך לעשות היום.

הערכת המגבלות הצפויות וגם אלה שאינן צפויות

כשמתכננים את המשימות העומדות לפנינו באותו היום, צריך לקחת בחשבון גם את הדברים האישיים שלנו שעלולים להשפיע על היעילות שלנו או שעלולים לגזול מאיתנו זמן עבודה.

חשוב לשים לב גם לדברים אלה כי גם הם משימות שצריך להשלים באותו היום.

התמונה הגדולה

העסק שלנו צריך להצליח לזמן רב. כדי שנוכל לעשות את זה אנחנו חייבים להקפיד שאנחנו מסתכלים גם מעבר ליום הנוכחי או השבוע הקרוב ורואים איך המשימות שלנו מצטברות ומתחברות למשימה אחת ראשית (או כמה) שהן המטרה שהגדרנו לשנה הקרובה וגם לחמש השנים הבאות.

חשוב לשים לב שהמשימות שלנו הן לא משימות מנהלתיות או מיידיות כי יש דבר שנראה לנו חשוב כעת אלא שאנחנו רואים את התמונה הגדולה ומתכווננים אליה בכל משימה שהגדרנו.

כלי לתכנון משימות

את המשימות חייבים לנעוץ ביומן.

כדי שיהיה יעיל יותר, מומלץ אפילו לקבוע צבע אחיד לכל סוג משימות (אישיות, פגישות, שיחות טלפון, כתיבת תוכן, דחופות, מנהלתיות וכו׳). זה עוזר לנו להתפקס ולהיכנס ל- mode המתאים לאותה המשימה וגם עוזר להמשיך לעבוד עם היומן כי הוא לא נראה כמו גוש משימות אחד.

מה הכלי הנכון? מה שיגרום לכם לעבוד איתו בפועל.

אין סוף פעמים התחברתי לאפליקציה חדשה או לתוכנה ברשת שעוזרות לנהל משימות.

מספר הפעמים שהתחברתי אליהם כמעט שווה למספר הפעמים שוויתרתי עליהן.

אפשר לעבוד עם יומן (כמו פעם, מודפס) שיש בו מספיק זמן להכניס את המשימות ולפרט בקצרה מה הן כוללות כדי לחסוך זמן הבנה מה רצינו לעשות בעצם.

אפשר לעבוד עם יומן של גוגל שמאפשר לנו לקבוע תזכורות לקראת המשימה, לצבוע את המשימה וגם לפרט אותה. הוא גם מאפשר לנו לשלוח זימון למי ששותף לביצוע המשימה.

אפשר גם לעבוד עם אפליקציות כמו trello שמאפשרות לנו להעביר משימה לתיקיות לפי שלב הביצוע שלה ולראות את כל המשימות בכל זמן נתון.

לא מאוד חשוב במה בחרתם, חשוב שאתם מרגישים איתו נוח ושאתם תמשיכו לעבוד איתו.

זה יכול להרגיש כאילו כל דקה מתוכננת. זה באמת אמור להיות כך.

זו הדרך להבטיח שהמשימות שלכם מתבצעות והיום שלכם יעיל.

ואם תחשבו על זה, כשיש לכם הרבה משימות, אתם בכל מקרה מוטרדים וחושבים עליהן כל היום אבל בשיטת עבודה כזו אתם מנטרלים את הלחץ של לא לעמוד במשימה ולא להספיק דברים כי אתם יודעים מה אתם צריכים לעשות ואיך לעשות את זה.

זה ההבדל בין השקעה גדולה, בעלי עסקים שעובדים כל היום בלי תוצאות (״פול גז בניוטרל״) לבין בעלי עסקים שמתקדמים אבל לא מסיימים את היום עם הלשון בחוץ.